Dalam berbagai kegiatan sosial, pemerintahan, maupun bisnis, surat undangan resmi memegang peranan penting sebagai pemberitahuan dan permintaan kehadiran. Surat undangan resmi disusun dengan format dan bahasa baku untuk memberikan kesan formal dan profesional. Berikut ini adalah tiga contoh surat undangan resmi yang dapat digunakan untuk berbagai acara:
**Pembukaan yang Menarik**
Memulai surat undangan dengan pembukaan yang menarik dapat menarik perhatian pembaca dan membuat mereka lebih tertarik untuk membaca isi undangan. Pembukaan dapat berupa kutipan yang menginspirasi, fakta menarik yang relevan dengan acara, atau kalimat yang merangkum tujuan acara.
3 Contoh Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi memiliki struktur dan komponen penting yang harus diperhatikan untuk memastikan keformalan dan profesionalisme.
- Kop Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Undangan
- Salam Penutup
- Nama Penyelenggara
- Jabatan Penyelenggara
Dengan memperhatikan komponen-komponen tersebut, surat undangan resmi dapat dibuat secara efektif dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Kop Surat
Kop surat merupakan bagian penting dari surat undangan resmi yang memuat identitas penyelenggara acara. Kop surat biasanya terletak di bagian atas surat dan berisi informasi berikut:
- Logo atau lambang instansi/organisasi penyelenggara
- Nama instansi/organisasi penyelenggara
- Alamat lengkap instansi/organisasi penyelenggara
- Nomor telepon, faks, dan/atau email instansi/organisasi penyelenggara
- Alamat situs web instansi/organisasi penyelenggara (jika ada)
Kop surat berfungsi untuk memberikan identitas yang jelas kepada penyelenggara acara dan menunjukkan kredibilitas serta profesionalisme mereka. Selain itu, kop surat juga memudahkan penerima undangan untuk menghubungi penyelenggara jika diperlukan informasi lebih lanjut atau konfirmasi kehadiran.
Dalam membuat kop surat untuk surat undangan resmi, perlu diperhatikan kesesuaian desain dan informasi yang tercantum dengan identitas penyelenggara acara. Kop surat harus dibuat dengan desain yang menarik dan profesional, serta menggunakan warna dan font yang sesuai dengan citra penyelenggara.
Informasi yang tercantum dalam kop surat juga harus lengkap dan akurat. Hal ini penting untuk menghindari kesalahpahaman atau kesulitan dalam menghubungi penyelenggara. Jika terdapat perubahan informasi, seperti alamat atau nomor telepon, maka kop surat harus segera diperbarui untuk memastikan keakuratan informasi.
Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas unik yang diberikan pada setiap surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi/organisasi. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah pencatatan, pencarian, dan pengelolaan surat.
- Format Penulisan
Nomor surat biasanya ditulis dalam format sebagai berikut: KODE/Nomor Surat/Bulan/Tahun.
Contoh: 005/UND/VII/2023 - Kode Surat
Kode surat merupakan singkatan dari jenis surat, misalnya UND untuk surat undangan, PEM untuk surat pemberitahuan, atau SUR untuk surat perintah.
- Nomor Surat
Nomor surat merupakan angka urut yang menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan oleh instansi/organisasi dalam kurun waktu tertentu (biasanya dalam satu tahun).
- Bulan dan Tahun
Bulan dan tahun menunjukkan waktu penerbitan surat.
Nomor surat sangat penting untuk dicantumkan dalam surat undangan resmi karena berfungsi sebagai referensi dan memudahkan pengelolaan surat. Nomor surat juga dapat digunakan untuk melacak dan memantau proses tindak lanjut surat.
Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan bagian penting dari surat resmi, termasuk surat undang resmi, karena menunjukkan waktu pembuatan dan pengiriman surat. Penulisannya harus jelas dan tidak menimbulkan keraguan.
Dalam penulisan tanggal surat, terdapat beberapa aturan yang perlu diperhatikan, yaitu:
* **Format Penulisan**
Tanggal surat umumnya dicantumkan pada bagian atas surat, di bawah kop surat, dan rata kanan. Format penulisannya adalah sebagai berikut:
“`
Kota, Tanggal Bulan Tahun
“`
Contoh:
“`
Jakarta, 10 Februari 2023
“`
* **Pencantuman Nama Kota**
Nama kota yang dicantumkan dalam tanggal surat adalah kota tempat surat tersebut diterbitkan. Hal ini penting untuk mengetahui lokasi pembuatan surat dan memudahkan penerima surat untuk mengetahui jarak tembuh surat.
* **Penulisan Tanggal**
Tanggal surat harus dicantumkan secara lengkap, meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Penulisannya menggunakan angka, tidak menggunakan kata atau singkatan.
* **Penggunaan Tanda Koma**
Setelah tanggal dan bulan, digunakan tanda koma (,) untuk memisahkannya dari tahun.
Tanggal surat memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
* Sebagai referensi waktu pembuatan dan pengiriman surat
* Sebagai bukti otentik atas waktu terjadinya suatu peristiwa atau kegiatan
* Sebagai dasar pencatatan dan pengarsipan surat
* Memudahkan proses tindak lanjut surat
Dengan mencantumkan tanggal surat yang jelas dan benar, surat resmi, termasuk surat undang resmi, akan terlihat lebih profesional dan kredibel.
Perihal
Perihal merupakan bagian penting dari surat resmi, termasuk surat undangan resmi, yang berfungsi untuk menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan surat. Penulisannya harus jelas dan ringkas, namun dapat memberikan gambaran yang cukup bagi pembaca tentang isi surat.
Dalam penulisan perihal surat undangan resmi, terdapat beberapa aturan yang perlu diperhatikan, yaitu:
* **Posisi Penulisan**
Perihal biasanya ditulis pada bagian tengah surat, di bawah tanggal surat dan rata kiri.
* **Penulisan Judul**
Judul perihal ditulis dengan huruf kapital, dicetak tebal, dan diakhiri dengan titik (.).
* **Isi Perihal**
Isi perihal harus ditulis secara singkat dan padat, namun dapat memberikan informasi yang jelas tentang maksud dan tujuan surat undangan.
* **Penggunaan Kata Baku**
Dalam penulisan perihal, harus menggunakan kata baku dan kalimat yang efektif.
Perihal surat undangan resmi memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
* Memberikan informasi singkat tentang maksud dan tujuan surat undangan
* Memudahkan pembaca untuk mengetahui isi surat secara umum
* Membantu dalam pengarsipan dan pencarian surat
Dengan menulis perihal yang jelas dan informatif, surat undangan resmi akan lebih mudah dipahami dan ditindaklanjuti oleh penerima.
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salah satu komponen surat undangan رسمی که memiliki peran sebagai pembuka komunikasi dan menunjukkan tingkat kesopanan serta penghargaan kepada penerima surat.
- Salam Sapaan
Salam sapaan yang biasadigunakan dalam surat undangan رسمی adalah “Kepada Yth.” atau “Dengan hormat,”. Pemilihan kata sapaan disesuaikan dengan jabatan atau gelar penerima surat.
- Nama Penerima
Nama penerima surat ditulis dengan lengkap dan gelar, jika ada. Penulisan gelar dan jabatan harus menggunakan huruf kapital.
- Posisi Penerima
Untuk surat undangan yang bersifat kedinasan, biasanya dicantumkan jugaposisi atau jabatan penerima surat.
- Nama Instans/Organisasi
Jika penerima surat adalah instans atauorganisasi, dicantumkan juga nama instans/organisasi tersebut.
Salam pembuka yang baik dan sopan akan membuat surat undangan رسمی lebih diterima dengan baik oleh penerima dan menunjukkan profesionalisme penyelenggara acara.
Isi Undangan
Isi undangan merupakan bagian terpenting dari surat undangan resmi karena berisi informasi lengkap mengenai acara yang akan diselenggarakan.
- Jenis Acara
Jenis acara yang akan diselenggarakan ditulis dengan jelas dan ringkas, misalnya “Undangan Rapat Koordinasi”, “Undangan Seminar Nasional”, atau “Undangan Pelantikan Pengurus Baru”.
- Hari, Tanggal, dan Waktu Acara
Hari, tanggal, dan waktu acara ditulis dengan lengkap dan jelas, misalnya “Hari Rabu, 15 Maret 2023, pukul 09.00 WIB”.
- Tempat Acara
Tempat acara ditulis dengan lengkap, termasuk nama gedung, alamat, dan kota. Jika diperlukan, cantumkan juga denah lokasi acara.
- Agenda Acara
Agenda acara berisi rangkaian acara yang akan dilaksanakan, misalnya sesi pembukaan, penyampaian materi, diskusi, dan penutup.
Isi undangan harus disusun secara sistematis dan mudah dipahami oleh penerima surat. Informasi yang jelas dan lengkap akan memudahkan penerima untuk mempersiapkan diri dan mengatur jadwal untuk menghadiri acara.
Salam Penutup
Salam penutup merupakan bagian akhir dari surat undangan resmi yang berfungsi untuk mengakhiri komunikasi dan menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat. Penulisan salam penutup harus sopan dan sesuai dengan tingkat formalitas acara.
Dalam surat undangan resmi, terdapat beberapa pilihan salam penutup yang dapat digunakan, yaitu:
* **Hormat kami,**
* **Terima kasih atas perhatian dan kehadirannya,**
* **Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih,**
Pemilihan salam penutup disesuaikan dengan tingkat formalitas acara dan hubungan antara penyelenggara acara dengan penerima surat. Untuk acara yang sangat formal, digunakan salam penutup “Hormat kami,”. Sementara untuk acara yang lebih santai, dapat digunakan salam penutup “Terima kasih atas perhatian dan kehadirannya,” atau “Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih,”.
Selain salam penutup, biasanya juga ditambahkan kata atau frasa berikut:
* **Ketua Panitia,**
* **Kepala Bagian,**
* **Direktur Utama,**
Setelah kata atau frasa tersebut, ditulis nama dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Penulisan nama pejabat menggunakan huruf kapital, sedangkan tanda tangan diletakkan di bawah nama.
Salam penutup yang baik dan sopan akan membuat surat undangan resmi lebih berkesan dan menunjukkan profesionalisme penyelenggara acara.
Nama Pen penyeleng gara
Nama penyeleng gara merupakan salah satu komponen terpenting dalam undangan resmi karena menunjukkan pihak yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan acara tersebut. Penulisan nama penyeleng gara harusjelas dan tidak menimbulkan kerancuan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nama penyeleng gara, di antaranya:
* **Penulisan Nama Lengkap**
Nama penyeleng gara harus ditulis dengan nama lengkap dan tidak disingkat. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan kredibilitas penyeleng gara.
* **Penulisan Nama Instansi/Organisa si**
Jika penyeleng gara adalah sebuah instansi atau organisasi, maka yang dicantumkan adalah nama lengkap instansi/organi sasi tersebut.
* **Penulisan Nama Individu**
Jika penyeleng gara adalah seorang individu, maka yang dicantumkan adalah nama lengkap individu tersebut, diikuti dengan gelar atau jabatan (jika ada).
* **Penulisan Nama Lebih dari Satu Pen penyeleng gara**
Jika penyeleng gara terdiri dari lebih dari satu pihak, maka nama-nama penyeleng gara tersebut ditulis secara berurutan, dipisahkan oleh tanda koma (,) atau kata penghubung “dan”.
Penulisan nama penyeleng gara yang baik dan benar akan membuat undangan resmi lebih kredibel dan profesional.
Jabatan Penyelenggara
Jabatan penyelenggara merupakan informasi penting yang harus dicantumkan dalam undangan resmi karena menunjukkan kapasitas dan tanggung jawab penyelenggara dalam acara tersebut. Penulisan jabatan penyelenggara harus jelas dan sesuai dengan struktur organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan jabatan penyelenggara, di antaranya:
* **Penulisan Jabatan Lengkap**
Jabatan penyelenggara harus ditulis dengan lengkap dan tidak disingkat. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan kredibilitas penyelenggara.
* **Penulisan Nama Instansi/Organisasi**
Jika penyelenggara adalah sebuah instansi atau organisasi, maka jabatan penyelenggara ditulis diikuti dengan nama instansi/organisasi tersebut.
* **Penulisan Jabatan Individu**
Jika penyelenggara adalah seorang individu, maka jabatan yang dicantumkan adalah jabatan tertinggi atau jabatan yang paling relevan dengan acara yang diselenggarakan.
* **Penulisan Jabatan Lebih dari Satu Penyelenggara**
Jika penyelenggara terdiri dari lebih dari satu pihak, maka jabatan-jabatan penyelenggara tersebut ditulis secara berurutan, dipisahkan oleh tanda koma (,) atau kata penghubung “dan”.
Penulisan jabatan penyelenggara yang baik dan benar akan membuat undangan resmi lebih kredibel dan profesional, serta memberikan informasi yang jelas kepada penerima undangan tentang kapasitas dan tanggung jawab penyelenggara dalam acara tersebut.
FAQ
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dengan penulisan surat undangan resmi:
Question 1: Apa saja komponen penting yang harus ada dalam surat undangan resmi?
Answer 1: Komponen penting dalam surat undangan resmi meliputi kop surat, nomor surat, tanggal surat, perihal, salam pembuka, isi undangan, salam penutup, nama penyelenggara, dan jabatan penyelenggara.
Question 2: Bagaimana cara penulisan nomor surat yang benar?
Answer 2: Nomor surat ditulis dalam format KODE/Nomor Surat/Bulan/Tahun, misalnya 005/UND/VII/2023.
Question 3: Apa saja yang harus dicantumkan dalam bagian isi undangan?
Answer 3: Bagian isi undangan harus memuat jenis acara, hari, tanggal, dan waktu acara, tempat acara, serta agenda acara.
Question 4: Bagaimana cara penulisan salam penutup yang baik?
Answer 4: Salam penutup yang baik dan sopan antara lain “Hormat kami,”, “Terima kasih atas perhatian dan kehadirannya,”, atau “Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih,”.
Question 5: Apa yang harus diperhatikan dalam penulisan nama penyelenggara?
Answer 5: Nama penyelenggara harus ditulis dengan lengkap, tidak disingkat, dan diikuti dengan nama instansi/organisasi jika penyelenggara adalah sebuah lembaga.
Question 6: Bagaimana cara penulisan jabatan penyelenggara yang benar?
Answer 6: Jabatan penyelenggara ditulis dengan lengkap dan tidak disingkat, diikuti dengan nama instansi/organisasi jika penyelenggara adalah seorang individu.
Dengan memahami komponen dan aturan penulisan surat undangan resmi dengan baik, Anda dapat membuat undangan yang profesional dan efektif.
Selain memperhatikan komponen dan aturan penulisan, ada beberapa tips yang dapat membantu Anda membuat surat undangan resmi yang lebih menarik dan berkesan. Tips-tips tersebut akan dibahas pada bagian berikutnya.
Tips
Selain memperhatikan komponen dan aturan penulisan, ada beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk membuat surat undangan yang lebih efektif dan berkesan. Tips-tips tersebut antara lain:
1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas
Tulislah surat undangan dengan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari menggunakan kalimat yang berbelit-belit atau jargon yang tidak umum dipahami.
2. Perhatikan Kerapihan dan Estetika Surat
Surat undangan yang rapi dan estetik akan memberikan kesan profesional dan menghargai penerima. Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca, atur margin dengan baik, dan pastikan tidak ada kesalahan ketik.
3. Sesuaikan dengan Formalitas Acara
Sesuaikan gaya bahasa dan tingkat formalitas surat undangan dengan jenis acara yang akan diselenggarakan. Untuk acara resmi, gunakan bahasa yang formal dan sopan. Sementara untuk acara yang lebih santai, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih fleksibel.
4. Sertakan Informasi yang Lengkap dan Jelas
Pastikan untuk menyertakan semua informasi yang diperlukan dalam surat undangan, seperti nama acara, tanggal, waktu, lokasi, dan informasi kontak penyelenggara. Informasi yang lengkap dan jelas akan memudahkan penerima untuk menghadiri acara.
Dengan mengikuti tips-tips ini, Anda dapat membuat surat undangan yang efektif, berkesan, dan dapat menarik minat penerima untuk hadir dalam acara yang diselenggarakan.
Conclusion
Dalam penulisan surat undangan resmi, terdapat beberapa komponen penting yang harus diperhatikan, seperti kop surat, nomor surat, tanggal surat, perihal, salam pembuka, isi undangan, salam penutup, nama penyelenggara, dan jabatan penyelenggara. Setiap komponen memiliki fungsi dan aturan penulisan tersendiri yang perlu dipahami untuk menghasilkan surat undangan yang baik dan profesional.
Selain memperhatikan komponen dan aturan penulisan, ada beberapa tips yang dapat diterapkan untuk membuat surat undangan yang lebih efektif dan berkesan. Tips-tips tersebut antara lain menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas, memperhatikan kerapian dan estetika surat, menyesuaikan dengan formalitas acara, dan menyertakan informasi yang lengkap dan jelas.
Dengan memahami komponen, aturan penulisan, dan tips yang telah diuraikan, Anda dapat membuat surat undangan resmi yang dapat menarik minat penerima untuk hadir dalam acara yang diselenggarakan. Ingatlah bahwa surat undangan merupakan representasi dari penyelenggara acara, sehingga penting untuk membuatnya dengan baik dan profesional.
